Gestivo alcune riunioni di lavoro e partecipavo a molte altre gestite anche da altri reparti. Ne avevamo molti tipi, ma tutti rientravano nelle 2 categorie che hai descritto, alcuni erano ciò che abbiamo chiamato "tavola rotonda" che significava più di una sessione di brainstorming o di discussione, altri avevano programmi formali.

Potresti essere di più sensibile nella formulazione. Invece di far notare che qualcuno è rimasto in silenzio, soprattutto se sai che è timido, potresti dire:

Mi piacerebbe sentire l'opinione / i pensieri di Vylix su questo problema.

Se non sei obbligato a ricevere il loro contributo, non hai bisogno di fare un punto per forzarli sotto i riflettori chiedendogli cosa pensano. In questo modo non stai inavvertitamente facendo sentire qualcuno a disagio se la sua partecipazione verbale non è effettivamente necessaria.

Posso capire che ci sono volte in cui vogliamo sentirci inclusivi, quindi proviamo a chiedere di far sentire la persona notato e affermare che le loro opinioni hanno valore. Questo va bene solo se è così che si sentono quando succede. Penso che chiedere se qualcuno ha qualcosa che vorrebbe aggiungere, mentre si dà abbastanza tempo perché qualcuno parli, sia adeguato nei casi in cui non si richiede un'opinione o informazioni reali da parte loro invece di chiamare ogni persona che non l'ha ancora parlato. Chiamerei qualcuno in particolare solo se fossi certo che avesse qualcosa di necessario o di valore da aggiungere alla discussione.

Secondo me "costringere" qualcuno a partecipare non è la cosa giusta da fare.

Qualcuno che non "contribuisce" potrebbe prendere tutto, riassumendo mentalmente e aspettando il momento giusto per lanciare il proprio fulmine nel blu.

Oppure potrebbero non avere niente da dire, nel qual caso li stai solo mettendo in imbarazzo.

Oppure possono essere stati invitati a una riunione a cui non sono interessati e a cui stanno partecipando solo perché è necessario.

Oppure possono essere dolorosamente timidi e temere l'idea di esprimere un'opinione in un forum pubblico.

Indipendentemente dal motivo - se qualcuno desidera parlare, ed è appropriato farlo, è fantastico - ma chiamare qualcuno per essere "troppo silenzioso" è, a mio parere, una brutta cosa.

Mi sono spesso ritrovato a non parlare in molte riunioni perché 1) i partecipanti attivi non lasciano abbastanza spazio tra le espressioni e 2) Non credo che i pensieri che ho siano molto diversi o molto importanti rispetto a quanto già espresso. Parlo quando sento che c'è qualcosa di importante non detto.

Quando viene chiamato, sono più che felice di esprimere quei pensieri che ho avuto o indicare che ciò che pensavo è già stato espresso e io Non ho altro da contribuire.

Ho incontrato molti colleghi, tuttavia, che hanno molto più difficoltà a contribuire a questi incontri. A volte è utile chiedere loro di fornire i loro pensieri, ma in molti casi semplicemente non si sentono a proprio agio in quel tipo di ambiente e invitarli li mette a disagio. Sebbene sia facile suggerire che dovrebbero abituarsi o trovare un'altra linea di lavoro, la realtà è che spesso sono stati tra i migliori contributori ai team in cui hanno fatto parte, e costringere tutti è un disservizio un particolare metodo di interazione per tutti.

In quanto tale, dovresti imparare ciò che ogni persona preferisce e chiamare solo coloro che hanno indicato che sarebbero felici di essere chiamati ma semplicemente non gli piace interrompere o non credo che abbiano qualcosa di importante da dire.

Non penso che dovresti dare un motivo per chiamarli, però, non c'è bisogno di dire: "John, ho notato che sei stato tranquillo, cosa ne pensi? " quando si dice semplicemente: "John, cosa ne pensi?" è sufficiente. Una volta trovate le persone che preferiscono contribuire con i loro pensieri in un secondo momento, nelle e-mail o in gruppi più piccoli, non vuoi impostare l'aspettativa che il silenzio possa portare a essere chiamato. Devi solo chiedere a coloro che conosci che stanno bene.

Cerca gli altri in un secondo momento, tramite e-mail, uno contro uno o in gruppi più piccoli, e fatti un'idea. Alcuni preferiranno interazioni più piccole, alcuni vorranno / avranno bisogno di più tempo per considerare ciò che è stato detto, e altri semplicemente avranno difficoltà a parlare in tali riunioni. Vale la pena capire chi ha bisogno di quale livello di interazione per tirare fuori il meglio e quindi fornire l'ambiente di cui ha bisogno.

Se ti incontri regolarmente in gruppi in cui non puoi conoscere le persone individualmente e capire i loro metodi di interazione preferiti , puoi semplicemente chiedere verso la fine: "C'è qualcuno che non è stato in grado di contribuire con i propri pensieri?" e una volta ricevuto il feedback aggiuntivo, terminare con "Continua a considerare questo argomento e torna da me o dal gruppo quando vengono fuori nuove idee".

Ciò dovrebbe fornire l'opportunità e il supporto di cui le persone hanno bisogno senza mettere chiunque a disagio.

Normalmente, è una buona idea essere "inclusivi". Ma ci sono momenti in cui le persone non vogliono essere incluse. Possono essere timidi nell'esprimersi o altro.

Ci sono momenti (critici) in cui tutti devono "alzarsi in piedi ed essere contati". Questi incontri informali che stai conducendo non sembrano essere tra questi. Anche se è bene da parte tua dare a tutti la possibilità di esprimersi, alcuni potrebbero scegliere di "esprimersi" non dicendo nulla.

In questo caso, "lascia che i cani che dormono mentano . " Sarebbe impolitico fare altrimenti. Qualcuno potrebbe tacere per motivi "politici" e, se lo chiami, potresti farli arrabbiare.

Non so come funzionerebbe in Indonesia, ma direi qualcosa del tipo:

Hey Sam! Vorrei assicurarmi che tu sia soddisfatto di quello che stiamo decidendo. Tra un attimo ti chiederò se c'è qualcosa che vorresti fosse preso in considerazione.

Continua la conversazione con il gruppo prima di tornare da Sam con ...

Ciao Sam, quali sono i tuoi pensieri su tutto finora?

Tuttavia Sam risponde è giusto per Sam, quindi parafrasare per garantire la comprensione e andare avanti.

Penso che dipenda dal perché sono silenziosi. La chiave qui potrebbe essere parlare con partecipanti timidi regolari e chiedere loro cosa li renderebbe più a loro agio nel partecipare.

Ho già avuto questa discussione con le persone ed ecco alcuni dei motivi che ho capito:

Trovo difficile pensare sul posto durante una riunione : dopo aver sentito questo ho iniziato a cercare di dare il maggior preavviso alle domande della discussione in modo che potessero preparare i loro pensieri.

Non mi piace parlare davanti agli altri : per rivolgermi a coloro che sono veramente solo timidi, chiederei ai partecipanti di scrivere le loro risposte su post-it o fogli di carta da macellaio e poi esaminare le risposte con tutti o distribuirle in modo che tutti a turno leggano risposte casuali. (Questo non potrei farlo sempre, poiché dipende dalla natura della discussione. Speravo che convincendo tutti a leggere risposte casuali, le persone timide si sarebbero abituate a parlare al gruppo senza la paura del loro risposte rifiutate)

Non mi sento come se fosse il mio posto / non mi sento qualificato per contribuire con idee : per questo ho cercato di sottolineare che non ci sono domande stupide o idee. Ho anche preso un po 'di tempo al di fuori delle riunioni per ribadire ciò che chiediamo perché sono qualificate per dare input. Non lo chiederemmo se non lo fossero.

Quando non hai l'opportunità di fare quanto sopra, va bene chiedere un contributo a una persona specifica. Tuttavia, ho riscontrato che spesso è possibile richiedere loro un input senza metterli sul posto e metterli a disagio chiedendo qualcosa come Posso sentire qualcuno che non ha ancora parlato? o Questo lato della stanza è stato un po 'silenzioso, posso avere una risposta da questo lato?

Hmm ... che ne dici di "Ehi X, ti va di valutare questo?" Cioè, chiedi loro se vogliono esprimere i loro pensieri. Se non lo fanno, lascia che sia; è un peccato per il timido o apatico, perché avrà meno probabilità di ottenere ciò che vuole.

Sto seguendo una definizione un po 'liberale di "dì qualcosa", sia come in un lungo silenzio che in un non arrivare al punto rapidamente (e quindi essere interrotto).

vengono saltati perché impiegano molto tempo per dire qualcosa.

Questa decisione può anche essere attribuita a una certa riluttanza a parlare. Alcune persone hanno bisogno di tempo per pensare o possono anche aver bisogno di pensare "ad alta voce". Saltandoli, si può dare all'individuo l'impressione che ciò che stavano per dire non fosse importante al loro primo turno di parlare. Quindi, se il valore della loro opinione è già stato deciso, perché parlare?