Domanda:
Come comunicare efficacemente dati / istruzioni tecniche senza scrivere email "troppo lunghe"?
YetAnotherRandomUser
2018-09-03 19:28:42 UTC
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Mi ritrovo spesso a scrivere e-mail o documenti tecnici che includono molte informazioni tecniche. Tuttavia, anche quando si scrive a "persone tecniche" su cose tecniche, sembra che la lunghezza dell'email sia troppo lunga e quindi non venga letta, ignorata, scremata, ecc. E sono diventato noto come una persona prolissa. Comincio a sentirmi criticato e vorrei capire perché o cosa posso fare al riguardo.

Quanto tempo è troppo lungo?

Sembra che il la lunghezza di "troppo lungo" è assurdamente breve; più di un paio di paragrafi è considerato troppo lungo.

Quali sono i dettagli?

La maggior parte del motivo per la prolissità è uno sforzo per essere accurati, ridurre noti / possibili errori di comunicazione (alcuni dei quali sono evidenziati di seguito), e trattano del fatto che le persone "tecniche" non sono molto tecniche, né competenti. A volte si nota la mancanza di competenza (sto istruendo qualcuno per la prima volta in qualcosa che non ha mai fatto), ea volte è perché mancano di argomenti prerequisiti (comuni nel mio settore; spiegato di seguito). Spesso includo screenshot con annotazioni e li lascio grandi per essere più facili da leggere. Ciò aumenta rapidamente il conteggio delle pagine.

Il feedback che ricevo (da capi e colleghi) è che email / documenti così lunghi sono sgraditi e ingiustificati, con un'enfasi sul tempo speso.

Possibile soluzione: riepiloghi esecutivi

Ho iniziato a includere un riepilogo esecutivo all'inizio, ma penso di aver superato il punto di non ritorno e l'email viene ignorata o rimane non letta. In parte perché la maggior parte delle persone nel settore è oberata di lavoro, in parte la cultura della posta elettronica consiste nell'ignorare le cose e in parte è la reputazione che ho di essere prolisso.

Riassumere qualcosa in un riassunto esecutivo potrebbe essere ancora troppo complicato (un altro problema di cui mi occupo), o mi sembra che io sia eccessivamente vago, arrogante o condiscendente. Non ho ricevuto molti feedback su questo in forma scritta, ma quando lo faccio faccia a faccia, è ovvio che pensano che io sia eccessivamente vago.

Possibile soluzione: livello di lettura della prima media

Una volta mi è stato detto di mantenere le email e i documenti a un livello di lettura del 6 ° grado. Il tentativo di fare questo ha avuto un certo successo, fino a quando le cose sono diventate abbastanza complicate da dover iniziare ad ampliarle. Non è facile suddividere le cose in blocchi meno complicati e spesso questo significa che finiscono per essere blocchi più grandi.

Alcuni esempi:

Sommario

Mi è stato consegnato un progetto su cui iniziare a lavorare e, mentre esaminavo la documentazione esistente, ho scritto domande e commenti prima di un incontro programmato per esaminare questo genere di cose. Era di circa 8 pagine, quindi ho usato le capacità di formattazione automatica di MS Word per generare un sommario (ToC). Questo richiede tutto uno o due minuti e facilita il lettore. Tuttavia, il mio capo, che era in CC quando ho inviato il documento, chiaramente non ha gradito il ToC ed è rimasto bloccato su questo, sollevandolo aneddoticamente in un incontro diverso senza alcun rapporto con questo progetto. Penso che fosse perché non sapeva quanto fosse facile da realizzare, né come usarlo. Penso che i ToC siano incredibilmente utili poiché sono CTRL + cliccabili.

Chiarezza vs brevità

Tendo a rimuovere pronomi e riferimenti nei miei lavori scritti perché scoprire che la maggior parte delle persone non riesce a trovare la cosa a cui mi riferivo e si attacca a quella sbagliata. Ad esempio, sopra, ho cambiato

Penso che siano incredibilmente utili poiché sono CTRL + cliccabili.

in

Penso che i ToC siano incredibilmente utili poiché sono CTRL + cliccabili.

in modo che non fosse ambiguo il fatto che mi riferissi a ToC. Può sembrare scoraggiante, ma non ne sono sicuro.

Mancanza di competenze "di base"

Anche se il mio settore lavora con la tecnologia, le persone in esso di solito non sono molto esperte di tecnologia. Ad esempio, solo pochissimi di loro (~ 1/10) conoscono le scorciatoie da tastiera come CTRL + C, CTRL + V o che la maggior parte dei programmi ha una funzione di ricerca incorporata.

Scarso le capacità di lettura / scrittura portano al surriscaldamento del cervello

Trovo anche che le persone non sappiano come usare certi segni di punteggiatura e quindi li usino in modo sbagliato. Ho scoperto che le persone usano le virgolette ("") per enfatizzare qualcosa, invece che per satirarlo (come ho fatto sopra per i "tecnici"). Il primo dovrebbe essere in grassetto, mentre il secondo è spesso indicato come " citazioni aeree". Ho anche visto persone confondere le barre con le virgole: questo è lo stesso / simile, tuttavia le persone scriverebbero un elenco di elementi come a / b / c / d, quando dovrebbe essere scritto come "a, b, c, d. ".

Ho il sospetto che quando vengono presentati dati tecnici in un formato tecnico, o semplicemente in una formattazione non familiare, la reazione è un sovraccarico del cervello, o rabbia e risentimento per non avere familiarità con qualcosa.

Regione

Vivo negli Stati Uniti e tutti questi problemi provengono da persone nate e cresciute negli Stati Uniti, quasi esclusivamente all'interno della stessa regione geografica.

Come posso comunicare in modo più efficace tramite email ai miei colleghi?

@YetAnotherRandomUser Ti è stato detto che le tue e-mail sono troppo lunghe, ma sembri anche convinto che accorciarle farebbe più male che bene. Sembra che tu stia cercando una soluzione che non esiste; Non sono sicuro che possiamo aiutare.
"L'OP sembra avere l'impressione di non poter dipendere dalla comprensione condivisa nel proprio ambiente". <- Questo. Non posso fargli tirare un Neo per assorbire le librerie richieste, non importa quanto io lo voglia.
@jpmc26 Sì, le informazioni aggiuntive sono assolutamente incoraggiate. Ciò non significa che non dovresti essere breve e conciso. Le parti importanti di questa domanda possono essere riassunte molto, molto più breve di un saggio di oltre 650 parole. e le informazioni aggiuntive dovrebbero essere pertinenti. L'intera parte sulle virgolette aeree e sulla punteggiatura è assolutamente superflua.
@YetAnotherRandomUser Una buona indicazione del problema è che nella tua ultima modifica, presumibilmente per chiarire il tuo post, hai ** aggiunto ** molto testo, anche se diverse persone avevano indicato modi in cui la tua domanda potrebbe essere più facile da leggere se abbreviata . Ecco un esercizio da provare: modifica la tua domanda con l'obiettivo di renderla ** più breve **. Considerala una sfida.
Sei risposte:
#1
+15
Kate Gregory
2018-09-03 19:43:31 UTC
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Un'email breve è più difficile da scrivere di una lunga. Le persone ti dicono di prenderti il ​​tempo e di impegnarti per scriverne uno breve.

Supponiamo che tu stia scrivendo un'e-mail su come bollire un uovo. In una sorta di autodifesa per scongiurare problemi che si sono verificati prima di includere sezioni su come scegliere la pentola giusta, una discussione dettagliata delle varie fonti d'acqua per riempire la pentola e una sezione per fornelli a gas ed elettrici, così come come dire che tipo hai. 7 pagine dopo, dici di mettere l'uovo nell'acqua, e tre pagine dopo dici di avviare il timer - forse quando l'uovo viene messo, forse quando l'acqua torna a bollire. Includete diversi video per essere chiari sul fatto che l'acqua bolle o no, perché queste persone non sono tecniche e non potete stare troppo attenti. Dopo i video, pagine lontane dal dire per avviare il timer, indichi per quanto tempo far bollire l'uovo, e poi ci sono molte altre pagine di dettagli vitali su portauova, cucchiai, coltelli ecc. E un'appendice su come far funzionare le uova sode sotto il rubinetto freddo e cosa causa quell'anello verde. Nessuno riesce a trovare i "dieci minuti" in tutto questo. Sono frustrati dall'enorme cosa lunga e irrilevante che hai scritto.

Quello che vogliono da te è menzionare l'acqua, la pentola e il fornello, quando mettere l'uovo, da quando e per quanto tempo per cucinarlo. È facile sapere sulla bollitura delle uova. È difficile conoscere il tuo argomento.

Un'email non è un corso. Non è un manuale. Non ti difenderà dai guai. È un duro lavoro estrarre le informazioni assolutamente vitali dal tesoro che conosci e condividere solo quelle con le persone che ne hanno bisogno. Ti viene detto che dovresti fare quel lavoro.

Nelle tue e-mail, di 'alle persone le cose che hanno bisogno di sapere e non penserebbero di chiedere se non glielo dicessi. Includere collegamenti a informazioni di base più dettagliate di cui potrebbero aver bisogno o includere documenti come allegati e spiegare le circostanze in cui gli allegati saranno necessari. Se qualcosa è complicato o dipende molto da qualcos'altro, va bene dire "potremmo aver bisogno di de-frabulare il syscomator a questo punto, ma se è così lo noterò e lo farò sapere a tutti" oppure "a questo punto è importante farlo niente per 24 ore così possiamo dire se devo o meno de-frabulare il syscomator "senza includere un semplice riassunto di dieci pagine di quel processo. Non hanno bisogno di conoscere quei dettagli. Hanno bisogno di sapere come lasciarlo riposare. Devi impegnarti per stabilire ciò che devono sapere in questa email, che è meno di tutto ciò che devono sapere in assoluto.

Un uovo bollente è un utile esempio, dal momento che molte persone possono riconoscerlo. E il tuo esempio lo porta al livello 9001. Tuttavia, cosa succederebbe se la spiegazione fosse di 2-3 pagine e non coprisse la selezione di pentole, fonti d'acqua, fornelli, portauova, ecc. E avesse un paio di foto che occupano spazio? Wiki-how, riesce a rendere le istruzioni molte pagine (10+ sembra) https://www.wikihow.com/Hard-Boil-an-Egg, quindi da quel confronto, 2-3 pagine sono abbastanza succinte. Non sono pedante, sto cercando di rimandare indietro per vedere come le cose si riducono.
Hai un bel set sperimentale nella forma dei tuoi colleghi. Scendi di un livello e vedi se fa la differenza. Poi un altro, poi un altro. Chiedi a qualcuno di farti sapere quando vede un miglioramento e quando lo stai avvicinando al giusto. Hai ragione, non devi saltare da 17 pagine con illustrazioni a 2 frasi, puoi scendere un po 'alla volta.
#2
+7
Spagirl
2018-09-03 20:44:45 UTC
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La tua personalità ti porta a scrivere sempre un certo stile di email.

Il tuo stile mira a comunicare informazioni dettagliate e inequivocabili che coprano tutte le eventualità ragionevoli.

queste risposte, non vengono lette, vengono scremate e ignorate.

Le e-mail vengono scremate e ignorate perché, nonostante i tuoi lodevoli obiettivi, il tuo stile di comunicazione non è appropriato ai destinatari. Potrebbero essere le informazioni che ritieni abbiano bisogno, ma non sono le informazioni che vogliono, presentate in un formato accessibile a loro.

Non si tratta tanto di portare i cavalli all'acqua e cercare di farli bere, quanto di portare diversi litri d'acqua a cavalli che avevano semplicemente espresso il desiderio di un paio di sorsi.

Le persone possono essere frustrate e infastidite per diversi motivi:

  • non trovano facilmente le informazioni che volevano dalla tua risposta

  • potrebbero risentirti del fatto che apparentemente hai il tempo di comporre messaggi di più pagine che vedono come sovraccarichi di informazioni irrilevanti

  • Potrebbero sentirti orgoglioso o ostentato, forse anche cercando di sminuirli .

Il tuo obiettivo di cercare di comunicare in modo efficace ti ha portato a cercare di comunicare in modo esaustivo . Non tutti hanno la stessa capacità di digerire grandi blocchi di informazioni e di assimilarli come potresti avere. Stai estraniando le persone.

Suggerirei di riportare il tuo approccio ai primi principi e di guardare a ciò che costituisce una comunicazione efficace . Potresti pensare che documenti altamente tecnici dovrebbero essere appropriati per il tuo pubblico, ma la prova che non lo è è la risposta che stai ricevendo .

Una comunicazione efficace in questo contesto probabilmente significa ritagliare tutto ciò che è affascinante, fornire background, persone corrette per usare la punteggiatura che ritieni sbagliata ... tutte cose che un tutor del mio partner ai tempi dell'università chiamava:

Vero ma banale

In termini di email che stai faticosamente costruendo, tutte queste cose sono ostacoli a una comunicazione efficace, rovinano il rapporto tra rumore e segnale.

Usa i tuoi dettagli e la tua natura incentrata sui fatti per scrivere una soluzione per scrivere email troppo lunghe. Analizza il problema, identifica le insidie, punteggiarlo correttamente, aggiungere un ToC. Sospira tristemente e scuoti la testa per i limiti dei tuoi colleghi e vai avanti e comunica con loro nella loro lingua!

#3
+5
Glurth
2018-09-03 20:56:37 UTC
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Le informazioni sono preziose e posso certamente capire il desiderio di fornire alle persone con cui corrispondi tutti i dettagli importanti di cui pensi abbiano bisogno. Ma permettimi di chiederti quante volte nelle tue e-mail hai esaminato i passaggi per X e i passaggi per Y. Certo, è necessario fare sia X che Y per ottenere Z .. ma se la tua e-mail riguarda particolarmente Z, menzionando X e Y possono essere utili o, come hai scoperto, essere dannosi, a seconda del livello di conoscenza / bisogno / interesse dei destinatari.

Se il tuo lavoro tecnologico fosse qualcosa di simile al mio, ti suggerirei crei semplicemente una serie di documenti operativi standard e li memorizzi in un luogo in cui le persone a cui invii un'email possono guardarli. DRIVE di Google, ad esempio, probabilmente funzionerebbe bene per questo. Lì, documenta accuratamente X e Y ed etichetta i nomi dei file in modo chiaro.

Ora, nella tua email su Z, piuttosto che un sommario, puoi semplicemente includere un elenco di link pertinenti al Documenti X e Y, in fondo alla tua email, in una sezione chiamata "informazioni correlate" o qualcosa di simile. Puoi anche fare riferimento a questi documenti dall'interno del testo dell'email, se necessario, per descrivere come si riferiscono a Z.

Ora, un semplice link può essere cliccato o NON dal destinatario. La differenza principale qui è che è una loro scelta se guardare o meno (o anche solo "vedere") le informazioni aggiuntive.

Puoi seguire la stessa procedura di collegamento ad altri-documenti quando crei i documenti standard stessi. Si dimostrerà più flessibile avere molti documenti brevi, con molti link "correlati", piuttosto che pochi lunghi.

Un altro vantaggio di questo metodo è che riduce il carico di lavoro totale: devi solo spiegare i dettagli di X una volta, sempre.

Lo avrei fatto in un lavoro precedente in cui fornivo più istruzioni e supporto rispetto alle comunicazioni in ufficio. Il problema è diventato: le persone non andavano a prendere il file né a leggerlo. Invece di "è un messaggio di posta troppo lungo", è diventato "troppi documenti da leggere" o "è un documento troppo lungo da leggere".
Roba non standard: certamente, questa risposta NON si applicherebbe a questo tipo di lavoro. "troppi documenti" - "troppo lunghi". Non è possibile risolverlo utilizzando l '"architettura" appropriata per i documenti e i loro collegamenti secondari? (ad es. invece di includere collegamenti a "X-part1" e "X part2" nell'e-mail, avere un unico collegamento a "X main", che contiene collegamenti a X-part1 e X-part2). Se le persone possono "approfondire" le informazioni di cui hanno bisogno e, cosa importante, evitare le informazioni di cui non hanno bisogno, sospetto che non riceverai tali reclami.
Ho / avevo immagini, sommari collegati, collegamenti ad altri documenti, tutto il resto. Penso che sia solo una situazione senza possibilità di vittoria. È come nutrire un troll che dice "È troppo complicato".
Con una reazione così universale, forse questo significa che è necessaria una diversa "architettura" per i tuoi documenti? per esempio. Quante volte hai utilizzato il sommario sui wiki rispetto a quante volte hai cliccato (o NON cliccato) su una parola blu, nel mezzo di una frase, sui wiki? Ho anche trovato le intestazioni "a chi è rivolto questo documento" / "destinatari", molto utili per evitare cose che non ho bisogno di sapere.
Si nutre ancora del "Troll troppo lungo. A proposito, l'avevo dopo il sommario.
#4
+4
Cort Ammon
2018-09-03 21:42:52 UTC
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Mi occupo di questo quotidianamente, perché sono una persona che ama scrivere 10 saggi di paragrafo e pubblicarli su Facebook o inviarli come email. Sono consapevole che il mio approccio non è efficace.

Hai menzionato una cosa che ha risuonato con me:

La maggior parte della ragione per la prolissità è uno sforzo per essere approfondito, ridurre noti / possibili errori di comunicazione

Quando si tratta di contenuto tecnico, trovo che ci siano due percorsi. Uno è il gigantesco muro di testo che amiamo entrambi (che nessuno legge mai). L'altro è inserirti, dicendo qualcosa del tipo "se hai domande, non esitare a scrivermi su di loro". La comunicazione non è fuoco e dimentica.

L'errore che commettiamo entrambi è la convinzione che l'invio del contenuto sia la parte importante della comunicazione. Finché le informazioni sono state scritte in testo, consideriamo il lavoro completato correttamente. Tuttavia, in realtà, è la ricezione del contenuto che conta, non l'invio. Ciò coinvolge la loro mente, non solo la tua. La parte importante di questo è che nessuna email trasmetterà mai completamente la conoscenza nella tua mente, non importa quanto banale possa sembrare. Approfittane. Sfruttalo. Concediti un po 'di respiro per concentrarti su ciò che i diversi tipi di persone vogliono sentire.

Concentrati su un punto di vista che ritieni dovrebbe essere importante per loro e parlagli. Don " t cercare di fornire tutti i punti di vista e di sbarazzarsi di tutte le ambiguità. L'ambiguità va bene. Fornisci loro una piccola visualizzazione del mondo che ritieni importante.

Molto spesso i contenuti tecnici nella nostra mente hanno questo aspetto:

Watch

Senti la pressione sanguigna aumentare, con la necessità di descrivere ogni piccolo dettaglio perché l'orologio non funziona senza di loro? Immagina di dover leggere una descrizione di questo orologio quando davvero non volevi.

Quello che volevi era questo:

Drop of water on grass

E la sezione dei commenti è sempre aperta in caso di domande.

#5
+3
meriton
2018-09-04 00:21:51 UTC
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Ho letto la tua domanda e mi sono detto: non ho idea di quale problema descriva, ma questo è sicuramente un muro di testo ...

Supponendo che questa domanda sia rappresentativa del tuo solito stile di comunicazione, cosa c'è di buono e di cattivo?

Il problema principale è quello della focalizzazione. Voglio dire, chiedendo informazioni sul tuo stile di comunicazione, hai ritenuto necessario includere

  • che la maggior parte delle persone nel tuo pubblico non sono molto "tecniche"
  • che la maggior parte delle persone nel tuo il pubblico non conosce le scorciatoie da tastiera,
  • quella parola può generare automaticamente un sommario,
  • che hai visto persone usare barre e virgole in modo errato,
  • quel carattere in grassetto dovrebbe essere usato per enfatizzare piuttosto che "virgolette aeree"
  • ...

In che modo è rilevante per il modo in cui scrivi le tue email? Inoltre, posso assicurarti che le persone o sanno queste cose o non si preoccupano.

Come scrivere meglio

  • concentrati sul materia a portata di mano, non permettere alla tua mente di iniziare a vagare (o modificare cose non correlate prima di inviarle)
  • includi solo cose che sono note pertinenti. Le cose che possono essere pertinenti appartengono a sezioni / documenti separati, chiaramente etichettati, quindi le persone possono leggerli solo quando devono
  • essere chiari in ciò che scrivi e usare la lingua del tuo pubblico. Se necessario, estendi questo linguaggio introducendo nuovi termini con definizioni chiare e non ambigue.
Suggerirei anche di ** rileggere l'email prima di inviarla **. Cerco di ricordarmi di farlo e spesso cogli in questo modo testo estraneo / scritto male.
#6
  0
matt_rule
2018-09-04 00:49:12 UTC
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Hai riassunto la tua domanda in modo eccellente nel titolo, a proposito.

Posso riferirlo. Anche qui ho scritto paragrafi su paragrafi prima di riuscire a distillarlo nel messaggio essenziale.

Scopri di più, gestisci le loro aspettative, non impegnarti troppo ed evita di andare per tangenti.

Ecco alcuni esempi di apri:

  • Ho bisogno di più informazioni per definire il problema esatto. Che sistema operativo stai usando? I passaggi richiesti variano a seconda di quello.
  • Cosa hai provato finora?
  • Questo è piuttosto complesso. Sei sicuro di voler seguire questa strada?
  • Dovrai fare [riepilogo], quindi [riepilogo]. Posso spiegare di più se necessario.
  • Dovrai fare [riepilogo], quindi [riepilogo]. Fai attenzione a non [riepilogo] in quanto potrebbe rovinare tutto.
  • Quando hai un momento per favore chiamami e ti guiderò attraverso di esso.
  • Ecco un paio di link a articoli. Fammi sapere se hai bisogno di qualcos'altro.
  • Sto scrivendo una guida poiché molte persone si lasciano prendere da questo. Ti aggiornerò quando avrà finito.

Come ultima risorsa:

  • Quando ne avrai bisogno entro? È piuttosto complicato e richiederà una risposta approfondita. Aspettatevi una lunga email.
Quale titolo? Il mio originale, o il tentativo di JMC26 di aprire la domanda?
Tutti e due. Non mi riferisco alle restrizioni che questo forum ha sulla formulazione esatta del titolo, ma al fatto che abbia trasmesso l'idea in una dozzina di parole


Questa domanda e risposta è stata tradotta automaticamente dalla lingua inglese. Il contenuto originale è disponibile su stackexchange, che ringraziamo per la licenza cc by-sa 4.0 con cui è distribuito.
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